Quy trình xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển: 7 bước doanh nghiệp cần nắm

Từ báo giá, đặt chỗ, đóng hàng đến phát hành vận đơn: tổng hợp 7 bước xuất khẩu đường biển và những lỗi chứng từ thường gặp khiến hàng bị chậm.

Xuất khẩu bằng đường biển là phương thức phổ biến nhất của doanh nghiệp Việt Nam nhờ chi phí thấp trên mỗi đơn vị hàng. Tuy vậy, chỉ một sai sót nhỏ về chứng từ hoặc thời hạn cắt máng cũng có thể khiến lô hàng lỡ tàu.

1. Xác định điều kiện giao hàng (Incoterms)

Điều kiện FOB, CIF hay DAP quyết định ai trả cước biển, ai mua bảo hiểm và rủi ro chuyển giao ở đâu. Hãy thống nhất rõ với người mua trước khi yêu cầu báo giá.

2. Yêu cầu báo giá và đặt chỗ

Cung cấp cho đơn vị giao nhận: cảng đi, cảng đến, loại và số lượng container, mặt hàng, ngày hàng sẵn sàng. Sau khi chốt giá, hãng tàu cấp xác nhận đặt chỗ (booking confirmation).

3. Lấy container rỗng và đóng hàng

Mang lệnh cấp container ra bãi, kiểm tra tình trạng vỏ, đóng hàng tại kho và niêm phong (seal) của hãng tàu.

4. Khai báo hải quan xuất khẩu

Truyền tờ khai qua hệ thống VNACCS. Tuỳ kết quả phân luồng xanh, vàng hay đỏ, hàng được thông quan ngay hoặc phải kiểm tra hồ sơ, kiểm hoá.

5. Hạ container và vào sổ tàu

Container phải hạ bãi cảng trước giờ cắt máng (closing time), thông thường 24–48 giờ trước khi tàu chạy.

6. Gửi chi tiết vận đơn (SI) và phát hành B/L

• Kiểm tra kỹ tên người gửi, người nhận, mô tả hàng
• Khớp số container, số seal với thực tế
• Chọn vận đơn gốc hay vận đơn điện tử (surrendered/telex release)

7. Theo dõi hành trình và gửi chứng từ

Gửi bộ chứng từ cho người mua hoặc ngân hàng nếu thanh toán L/C, theo dõi lịch tàu đến để người mua chủ động nhận hàng.